Todoist, la app de moda para organizar nuestras tareas

Iniciamos con este post una serie sobre las denominadas «herramientas de productividad». Otro día hablaremos de Evernote, Trello, Mindmeister o las innumerables apps de Google, pero hoy presentamos Todoist, el gestor de tareas de moda, con más de 10 millones de usuarios registrados en todo el mundo. ¿Que qué es eso de un gestor de tareas? Son servicios web a los que accedemos desde cualquier sitio con conexión a Internet o programas que se descargan gratuitamente en unos pocos segundos y que nos permiten optimizar nuestro tiempo para trabajar mejor y, tal vez, disfrutar de más tiempo libre. Porque en SH Working no hay horarios de entrada o de salida, pero pensamos que si te organizas bien, el éxito no requiere pasarse el día trabajando.

“Recuerdo aquel día en que me miré al espejo –explica Víctor Campuzano, autor del blog Vicampuzano.com, especializado en  publicidad y marketing online- , acompañado por la habitual sensación de presión en el pecho y me dije: Ey, Vic, deberías ponerte en serio con la organización de tus tareas, lo necesitas”. La respuesta la encontró en esta aplicación web y móvil. «Todoist no es una app de gestión de tareas, es parte del diseño del estilo de vida que quieres llevar. En mis infinitos intentos fracasé por querer adoptar los sistemas de otros hasta que comprendí que sólo lo conseguiría si hacía el sistema adaptado a mí en vez de adaptarme yo al sistema. Ahora, a pesar de no ser perfecto, a pesar de seguir teniendo mis días de desorden y descontrol, el sistema se sostiene y mejora. Ahora soy más organizado, más creativo y más productivo».

Todoist es un gestor de tareas muy bien pensado y, aunque parezca al final de este post que nos dan comisión, simplemente, lo recomendamos a nuestros lectores porque nos parece una gran idea llevada a la práctica con enorme ingenio. Todo está pensado para aligerar nuestra carga de trabajo tanto si eres un entendido en herramientas web de productividad como un usuario sencillo que sólo busca ayudar un poco a su memoria o compartir la lista de la compra con su pareja. Todo ello, por cierto, en castellano.

Hay una lista de proyectos y subproyectos («Comercial», «Clientes», «Cliente x», etcétera), diferentes vistas con todas las tareas personales o profesionales que hemos ido apuntando según diferentes criterios (todas las de un proyecto determinado, todas las de la próxima semana, todas las que han recibido una determinada etiqueta, todas las que cumplen un determinado filtro creado por nosotros….), todas las anotaciones prioritarias (las de prioridad 1 + prioridad 2, por ejemplo), las tareas que hemos delegado a otros miembros de nuestro equipo y, por último, una bandeja de entrada donde va a parar cualquier anotación en espera de ponerle fecha o asignarlo a un proyecto.

Incluso, el sistema cuantifica tus logros mediante una puntuación denominada karma para que el usuario se anime viendo la cantidad de tareas finalizadas. Porque cuando una tarea finaliza, un clic o un toque con el dedo (para la versión móvil) elimina la tarea de la vista y eso sirve de base a gráficos y estadísticas de productividad que pueden resultar estimulantes.

Además de esto, la mayoría de los entendidos que analizan aplicaciones a través de la blogosfera resaltan la buena sincronización entre dispositivos diversos, como ordenadores Mac y Windows, tablets, móviles con distintos sistemas operativos (las aplicaciones para Android y para IOS funcionan realmente bien), gestores de correo electrónico, navegadores de Internet y otras aplicaciones. Incluso, desde hace un par de años, de forma gratuita, el organizador Todoist se integra con el calendario de Google en las dos direcciones: lo que anotas en el calendario de Google queda reflejado en tu organizador Todoist con la etiqueta “@gcal” y, al revés, en cuanto integras ambas aplicaciones, el tablón de Google crea un nuevo calendario («Todoist»), con color propio, que muestra todas las actividades con fecha (si no pones fecha, la anotación no se ve en el calendario googleano, lo cual es lógico, ¡es un calendario!).

Algo muy importante de esta aplicación es que admite un lenguaje muy natural. Al poner una fecha de vencimiento a una tarea, por ejemplo, puede seleccionarse día y hora desde una tabla, pero también puedes escribir “mañana a las 3”, y el sistema «traduce» «8 de junio, 15 horas». O puedas agendar una clase de spinning como “todos los martes y jueves a las 8 de la tarde» y crea una serie de anotaciones en todos los martes y todos los jueves a la hora correcta. De una vez, podemos crear 30 notas recurrentes usando un lenguaje realmente humano. Y, encima, esas notas las podemos ver de inmediato en el Calendario de Google.

De cómo han mimado los informáticos esta utilidad procedente de Dinamarca da idea otra de las muchas funcionalidades que pueden parecer complejas pero que, en realidad, nos facilitan un óptimo aprovechamiento del tiempo. Gracias a una funcionalidad denominada alertas geográficas, podemos crear una tarea («Pasarnos por la nueva tienda Apple en el Paseo de la Castellana», por ejemplo) que se activará cuando estemos en una serie de zonas próximas previamente elegidas; por ejemplo, Colón, el Santiago Bernabeu, Bravo Murillo o la Plaza Castilla. La tarea va a permanecer oculta tal vez durante meses, pero, el día que estemos por allí, Todoist nos lanzará una alerta diciendo que es buen momento para visitar esa tienda próxima. Ingenioso, ¿verdad?

Eso sí, la versión gratuita es algo limitada, pero la versión premium (con todas las funciones citadas y muchas más), para todo un año, cuesta menos de 30 euros. No nos dan comisión ni somos web referenciada de esta empresa, pero, sinceramente, nos parece una buena inversión por lo mucho que puede hacer esta app en la organización de nuestro trabajo.